Коронные расходы: затраты на содержание российских офисов выросли почти на треть
Расходы на эксплуатацию офисов за последний год выросли минимум на 20%, максимум - на треть. Некоторым предприятиям пока удается экономить на других тратах за счет удаленки, но арендные ставки будут расти, ожидают эксперты.
За последний год сократилась часть сервисов, которые эксплуатирующие недвижимость компании оказывали до пандемии, но возникли другие расходы, говорит операционный директор MD Facility Management Борис Мезенцев. В первую очередь, это траты, связанные с коронавирусом: необходимо обеспечивать объекты антисептиками, масками, перчатками, организовывать сдачу ПЦР-тестов для персонала. Кроме того, приходится резервировать средства для замены заболевших сотрудников.
"Также на рост издержек повлиял скачок зарплат специалистов профессиональной уборки, который в среднем по рынку составил 25-30%. К такому результату привел дефицит кадров, образовавшийся из-за закрытия границ для мигрантов и перетекания рабочей силы в более доходные сферы", - отмечает Мезенцев. Наконец, на цены повлияли инфляция и изменение курса рубля, из-за чего подорожали расходные, горюче-смазочные материалы и инвентарь.
Пока владельцы офисов находят резервы для экономии - например, реже делают уборку, сокращают количество используемых расходных материалов в санузлах. Отказываются от мытья фасадов, реже меняют грязезащитные покрытия, уменьшают объемы строительно-монтажных работ. Можно сэкономить на охране - часть площадей закрывается из-за сокращения посещаемости.
Пандемия, развернувшаяся за последние 1,5 года и ставшая причиной введения режимов самоизоляции, карантина и удаленной работы в большинстве отраслей, стала катализатором ряда изменений в организации офисной жизни. Еще в прошлом году, как показали исследования Российской ассоциации электротехнических компаний и Microsoft, на фоне пандемии до 60% российских компаний перешли на режим удаленной работы. Согласно исследованиям рекрутингового агентства ProfiStaff, спустя год можно сказать, что дистанционный формат работы прочно вошел в практику значительной части компаний. "По нашим оценкам, от 30 до 55% наших клиентов активно используют гибридный формат работы, и с течением времени эта цифра будет только расти", - рассказала генеральный директор ProfiStaff Ирина Никулина.
При переводе сотрудника на удаленный формат работы компания может экономить до 70% капитальных затрат на офис, так что "игра стоит свеч", считает руководитель федеральной сети коворкингов GrowUp Алексей Мацкевич. "Опираясь на собственные данные по переводу сотрудников на удаленку, могу сказать, что стоимость создания электронного рабочего места варьируется от 50 000 до 150 000 рублей, и от 3000 рублей ежемесячно. Данные исходят исключительно от обеспечения комфортных условий работников", - отмечает технический директор компании Envant Борис Лепихин. Он поясняет, что в затраты входит покупка мебели (стол, кресло) - 20 тыс. руб., компьютер - 100 тыс. руб., принтер - 15 тыс. руб., оплата сервисов видеосвязи и интернета - 1700 руб.
Работа сотрудника с гибким графиком для компании более дешевая, объясняет Елена Яхонтова, профессор кафедры корпоративного управления ВШКУ РАНХиГС: "Работая из дома, человек сам организует свое рабочее место, и с работодателя снимаются издержки по обеспечению помещения для работы, оснащению рабочих мест оборудованием, интернет-трафиком, а также содержанию собственного медпункта, кафетерия, парковки, оплаты проезда".
В перспективе перевод рабочих процессов на удаленный режим оказывается более экономичным. "Аренда офисного помещения, помимо арендной платы, включает в себя другие расходы: коммунальные услуги, оплата интернета, обслуживание бытовой техники, кулер, снэки и так далее. Тем не менее отказ от офиса не гарантирует мгновенного сокращения затрат. Закупка индивидуального оборудования, досрочное расторжение контракта с арендодателем - удовольствие не из дешевых. Учитывая срочность переезда, многие компании не избежали штрафных санкций за нарушение условий аренды", - добавляет Лепихин.
По мнению директора по офисной недвижимости PPF Real Estate Russia Николы Обайдина, сравнивать электронное рабочее место и место в офисе некорректно, потому как количество людей в офисе фактически не влияет на затраты на эксплуатацию здания и использование инженерных систем. При этом компании несут дополнительные расходы по организации и эксплуатации рабочих мест сотрудников у них дома. "Кроме того, возрастают затраты на обеспечение безопасности передачи данных, на требования к компьютерам и к каналам связи, нагрузка на руководителей и сотрудников HR-служб, которым необходимо мотивировать сотрудников и внедрять новые формы организации работы, а иногда и проводить реинжиниринг бизнес-процессов. Но в целом положительный эффект от удаленки очевиден", - говорит Никулина.
При этом нет единой статистики, которая могла бы свидетельствовать о том, прижился ли удаленный формат работы в России, говорит управляющий партнер UNK Corporate Interiors Николай Миловидов. Многие сегодня по-прежнему вынуждены работать удаленно либо использовать гибридный график работы в силу эпидемиологической ситуации.
При этом сегодня сотрудникам как никогда нужна помощь и поддержка работодателя. Например, по данным Buffer State of Remote 2020, 80% сотрудников вне офиса не получают никакой финансовой поддержки. В другом опросе 27% респондентов заявили о трудностях в общении, об отсутствии доступа к социальным возможностям и жаловались на одиночество и изоляцию. Множество проблем прошлого года было связано с новым форматом работы - перестройка и адаптация заняли много времени. Казалось, многие компании ушли из офисов и внедрили технологии, которые позволят командам комфортно работать из дома, но вскрылись подводные камни, к которым не все были готовы, рассказала профессор бизнес-практики, академический директор программы "HR как партнер для бизнеса" Елена Витчак, а это все тоже стоит определенных затрат.
Удаленка предполагает, что у человека есть дома рабочее место, где его не будут отвлекать домочадцы, но такие условия есть далеко не у всех.
"Сейчас сотрудники постепенно возвращаются в офис - но это касается только тех, кто выбрал классическую пятидневку (10%) или гибридный режим (60%), - сообщили в Mail.Ru Group. - Около трети сотрудников решили продолжить работать дистанционно". Примерно такая же наполняемость офисов и у "Лаборатории Касперского". В компании установлена максимальная планка - одновременно разрешено присутствие на работе не более 30% списочного состава. Это предельное количество человек, для которого возможно выполнение санитарно-профилактических мер. Экономия ИТ-компании КРОК на расходных материалах и закупки провизии для мини-кухонь при гибридном формате работы персонала составила 47% и 59% соответственно, что привело к снижению издержек примерно на 2 млн рублей в месяц. Для компании со штатом больше 2,5 тысячи человек сумма не слишком значительная.
Одной из главных проблем удаленной работы стало снижение контроля за эффективностью работы сотрудников со стороны руководителей, считает директор центра трудовых исследований НИУ ВШЭ Владимир Гимпельсон. По его мнению, при надомной работе возникает очень много дополнительных факторов, влияние которых на результаты труда еще предстоит оценить.
"Оплачивая расходы по аренде офиса, компания гарантирует условия для эффективной работы сотрудников, - признает директор центра трудовых исследований НИУ ВШЭ Владимир Гимпельсон. - Удаленная работа предполагает, что у каждого человека есть дома рабочее место, где его не будут отвлекать ни домашние, ни кошки с собаками. Такие условия есть далеко не у всех. Даже на пике пандемии удаленный формат использовали только 15% занятых. Потом постепенно эта доля сократилась до 5%, сейчас, наверное, стала еще меньше, свежих исследований на этот счет не было. Так что значительного изменения расходов на персонал за счет удаленки получить нельзя".
Опыт пандемии показал, что в краткосрочной перспективе удаленный формат работы возможен и позволяет поддерживать деятельность в условиях чрезвычайной ситуации, а вот его долгосрочные перспективы пока что не изучены, продолжил Гимпельсон. По его мнению, дистанционная и комбинированная занятость могут изменить рынок труда лишь по отдельным профессиям, в целом же его влияние на занятость будет незначительным.
Тем временем
Каждая шестая российская компания малого и среднего бизнеса столкнулись с корпоративными хищениями со стороны сотрудников на удаленке с начала пандемии, говорится в исследовании "Актион Финансы". Около 17% опрошенных компаний выявили случаи хищений. При этом в 10% организаций было выявлено до 10 случаев хищения, а в 7% - от 10 до 50 случаев. Большинство выявленных хищений - около 55% - причинили ущерб на суммы более 1 млн руб. И примерно поровну - по 22,5% - пришлось на суммы до 50 тыс. руб. и от 100 тыс. до 1 млн руб.
Около 13% компаний сообщили, что число корпоративных хищений за период удаленки возросло по сравнению с периодом до пандемии COVID-19. При этом каждая пятая компания считает, что переход на удаленный формат работы создает больше возможностей для хищений.
Подавляющее большинство компаний пытаются решить проблему собственными силами: всего 1% привлекают сторонних специалистов для выявления подобных случаев. При этом в 18% компаний противодействует хищениям генеральный директор или его заместители. И лишь 5% компаний никогда не сталкивались с корпоративными хищениями.
"Бизнес недооценивает цифровые инструменты в борьбе с внутренними мошенниками: 48% компаний считают, что использование видеонаблюдения и видеоаналитики никак не решат проблему хищений со стороны сотрудников. В то же время, опыт финансовых директоров и внутренних аудиторов подтверждает прямую связь инвестиций в меры цифрового контроля и сумм ущерба от внутренних хищений. Традиционно кризисные периоды провоцируют рост количества инцидентов внутреннего мошенничества, и в ближайшее время стоит ожидать продолжения этого тренда", - говорит эксперт "Актион Финансы" Дарья Ковальчук.